用架構化創造最高效率─泉正人

上天平等地賜給每個人相同的時間，給個人每天都同樣有24小時，但你是不是常常覺得時間總是不夠用?為什麼成功的人會有那麼多的時間?

其實成功人士都能夠利用架構工作術來善加規劃時間，什麼是架構化?架構工作術又該怎麼做呢?

一、什麼是架構?
架構就是無論是誰、無論何時、無論做幾次，都能獲得相同成果的一套系統。

二、什麼是工作架構化?
所謂的工作架構化，就是建立起一套工作的執行模式，排除才能、意志力、記憶力，讓任何人都能做到的例行公事。

三、架構的種類
1. 作業型工作 (最適合建立架構的工作)
需要用到手或四肢，配合實際動作的實務工作。
Ex. 文件製作、帳簿製作、會議前置作業、整理桌面等等。
→因為不需要用頭腦思考的工作，就要讓麻煩的部分徹底變輕鬆。

2. 思考型工作 (想法可能會開花結果)
必須用頭腦來思考的工作。
Ex. 企劃案的擬定、原稿撰寫、經營策略等等。
→思考型工作所花費的時間和勞力不能省，不能抱怨麻煩。

四、陷阱
和思考型的麻煩相較之下，作業型的麻煩往往不需要用到頭腦，所以大家常會避開前者，選擇後者。

「能力差的人獲得了空閒時間只會虛度光陰，但優秀的人一旦擁有時間就會有意無意地將這些時間花在思考上，並且創造出某些新的東西。管理優秀人才的最佳方式，就是給他們自由的時間。」
─安田佳生  先生《千萬別撿千元大鈔》

五、架構工作術的3個黃金原則

原則1：不依賴才能
越是有能力的人，就越要將事情架構化。

原則2：不依賴意志力
意志力容易受身心狀況影響，要靠架構的力量推動自己。

原則3：不依賴記憶力
記錄強於記憶。據說人一天之中說過的話隔天有9成會忘記，殘留在腦海裡的只剩1成。與其拿頭腦來記住事情，不如拿頭腦來思考事情。

六、案例：高明廚師的美味漢堡肉

• 在某個餐廳有位廚藝高明的廚師，他能做出非常美味的漢堡肉
• 餐廳裡除了他以外還有另外一位廚師，但是廚藝沒有他那麼厲害，做出來的漢堡肉也只能算普通
•  除了兩外廚師外，餐廳還有幾位工讀生，在外場當服務生服務客人
• 這家餐廳憑著美味的漢堡肉而聲名大噪，但是隨著客人越來越多，廚師也越來越忙碌

• 有天廚師決定要離開這家餐廳，店裡少了厲害的廚師，也就沒有人能夠做出美味的漢堡肉，當然客人也就越來越少
• 廚師離開後來到第二家餐廳，這家餐廳的店長將漢堡肉的作法寫成食譜，讓每位工讀生也能照著做
• 就算廚師不在，也有人能夠做出美味的漢堡肉
• 而廚師有了更多的時間，就有更多的時間研發新的菜色，店裡的客人也就越來越多

經由這個案例，我們可以知道，光靠個人的才能和努力，有著無法跨越的一道牆，但是透過架構化(將做法寫成食譜)，則能夠帶來更多的效益。

待續…